En équité salariale, le nombre d’employés de votre entreprise détermine absolument tout. Avant de parler de catégories d’emplois, de prédominance sexuelle ou d’ajustements salariaux, la Loi vous demande une seule chose : combien de personnes salariées comptez-vous en moyenne?
Tout commence par un chiffre. Avant de parler de catégories d’emplois, de prédominance sexuelle ou d’ajustements salariaux, la Loi sur l’équité salariale vous demande une seule chose : combien de personnes salariées votre entreprise compte-t-elle en moyenne ?
Ce chiffre détermine tout le reste. Il établit si vous êtes assujetti à la Loi, à quel moment votre horloge de 4 ans se met en marche, si vous devez réaliser un simple exercice ou un programme structuré, et si un comité d’équité salariale devient obligatoire. Une erreur à cette étape se propage dans l’ensemble de la démarche et peut mener à des ajustements rétroactifs coûteux, sans compter le risque d’un constat de non-conformité lors d’une vérification de la CNESST.
Pourtant, c’est l’étape que la plupart des PME expédient. On compte les employés dans le système de paie, on obtient un chiffre, on passe à autre chose. Le calcul prévu par la Loi est plus précis que cela, et plusieurs de ses règles surprennent.
Ce que la Loi demande exactement
La Loi sur l’équité salariale ne demande pas combien de personnes travaillent chez vous aujourd’hui. Elle demande la moyenne des personnes salariées inscrites au registre de l’employeur, calculée par période de paie, sur une année civile complète.
Trois éléments méritent d’être soulignés dans cette définition.
Ce n’est pas un décompte en équivalents temps complet. Une personne à temps partiel qui travaille dix heures par semaine compte pour une, exactement comme une personne à temps plein. Beaucoup d’employeurs des secteurs du commerce de détail, de la restauration ou des services croient à tort être sous le seuil de 10 parce qu’ils raisonnent en équivalents temps complet. Ils sont assujettis depuis des années sans le savoir.
C’est une moyenne par période de paie, pas une photo à un moment donné. Vous devez additionner le nombre de personnes salariées pour chacune des périodes de paie de l’année, puis diviser par le nombre total de périodes.
La période de référence est l’année civile. Du 1er janvier au 31 décembre, sans exception, même si votre exercice financier se termine en juin ou en septembre.
Comment calculer le nombre d’employés selon la Loi
Étape 1 : Identifier votre période de référence
Il s’agit de l’année civile complète, du 1er janvier au 31 décembre. Si votre entreprise a démarré ses activités en cours d’année, la période de référence demeure l’année civile complète.
Étape 2 : Déterminer votre nombre de périodes de paie
Si vous versez les salaires aux deux semaines, vous avez 26 périodes de paie. Si vous payez à la semaine, vous en avez 52. Aux deux mois, 24.
Si différents groupes de votre personnel sont payés selon des fréquences différentes, vous devez faire le calcul séparément pour chaque groupe, puis additionner les résultats.
Étape 3 : Compter les personnes salariées pour chaque période de paie
Pour chacune des périodes de paie de l’année, notez le nombre de personnes salariées inscrites à votre registre. Ce chiffre varie d’une période à l’autre : embauches, départs, personnel saisonnier, remplacements.
Étape 4 : Faire la moyenne
Additionnez les totaux de toutes les périodes, puis divisez par le nombre de périodes.
Exemple concret
Une entreprise paie aux deux semaines, donc 26 périodes de paie. En additionnant le nombre de personnes salariées de chacune des 26 périodes, elle obtient un total de 390. Le calcul donne 390 divisé par 26, soit une moyenne de 15 personnes salariées.
Cette entreprise est donc assujettie à la Loi et a les obligations d’une entreprise de 10 à 49 personnes salariées.
Qui doit être inclus dans le calcul
La liste est plus large que ce que la plupart des employeurs anticipent :
- les personnes à temps plein
- les personnes à temps partiel
- le personnel occasionnel
- les personnes en congé de maladie, de maternité, de paternité ou en congé parental
- les personnes étudiantes qui occupent un poste pendant l’année scolaire, ou un poste qui n’est pas réservé aux étudiants
- les personnes affectées temporairement à l’extérieur du Québec
- les personnes affectées dans différents pays lorsque l’employeur est établi au Québec
- les personnes mises à pied de façon temporaire
- les personnes touchées par une grève ou un lock-out, considérées comme présentes au travail
Le cas des absences est celui qui génère le plus d’erreurs. Une personne en congé de maternité reste inscrite au registre et compte dans le calcul. Une personne mise à pied temporairement pendant la saison morte aussi. Retirer ces personnes du décompte fausse la moyenne à la baisse et peut vous faire croire, à tort, que vous n’êtes pas assujetti.
Qui doit être exclu du calcul
- les personnes étudiantes qui occupent un poste conçu uniquement pour les étudiants pendant les vacances d’été
- les policières, policiers, pompières et pompiers
- les cadres supérieurs
- les travailleuses et travailleurs autonomes, dans certains cas
- les stagiaires dans un cadre de formation professionnelle reconnu par la loi
- les personnes affectées de façon permanente à l’extérieur du Québec
- les personnes participant à certaines mesures d’aide à l’emploi
Ces personnes exclues du calcul de la taille de l’entreprise ne font pas non plus partie des travaux d’équité salariale par la suite.
Deux notions qui méritent une attention particulière
Le cadre supérieur. Le titre du poste ne suffit pas à établir ce statut. La Loi vise trois caractéristiques : un statut hiérarchique élevé, une autonomie et un pouvoir décisionnel important, et une participation véritable à l’élaboration des orientations et des politiques de l’entreprise. Un directeur de production qui gère les opérations quotidiennes n’est généralement pas un cadre supérieur au sens de la Loi. Dans une petite entreprise, le propriétaire est considéré comme cadre supérieur, même s’il accomplit une foule de tâches opérationnelles au quotidien.
L’exclusion des cadres supérieurs est volontairement restrictive. La Loi vise à s’appliquer au plus grand nombre de personnes possible, en n’excluant que celles qui président l’organisation.
Le travailleur autonome. Pour être considérée comme telle, une personne doit être une personne physique, faire affaire pour son propre compte et n’avoir aucun employé. Attention : même si ces trois conditions sont remplies, la personne est présumée être une travailleuse ou un travailleur si elle exerce des activités similaires ou connexes à celles de votre entreprise, sauf dans certaines exceptions précises. La qualification fiscale d’un contrat de service ne détermine pas son traitement en vertu de la Loi sur l’équité salariale. C’est une distinction que beaucoup d’entreprises découvrent trop tard.
Les situations particulières
L’entreprise saisonnière
Vous devez calculer sur la base des 12 mois de la période de référence, même si votre entreprise n’est pas en activité toute l’année. Les périodes de paie sans personnel comptent pour zéro, mais elles doivent être incluses au dénominateur. Une entreprise touristique qui emploie 30 personnes de mai à septembre et personne le reste de l’année ne compte pas 30 personnes salariées : sa moyenne annuelle sera nettement inférieure.
L’entreprise basée à l’extérieur du Québec
Si votre siège est ailleurs mais que vous employez du personnel au Québec, vous calculez uniquement les personnes salariées au Québec. Ce sont aussi les seules qui seront visées par vos travaux d’équité salariale.
L’entreprise québécoise avec des établissements hors Québec
L’inverse s’applique : les personnes salariées de vos établissements situés à l’extérieur du Québec ne sont pas comptées, puisqu’elles relèvent du droit local applicable.
L’acquisition ou la fusion
Vous n’additionnez pas les moyennes des entreprises fusionnées. La taille retenue est celle de la plus grande. Une entreprise de 10 à 49 personnes salariées qui fusionne avec une entreprise de 50 à 99 devient une entreprise de 50 à 99 au sens de la Loi, avec toutes les obligations supplémentaires que cela implique, dont le programme d’équité salariale structuré.
Le registre de paie manquant
Si vous n’avez pas conservé votre registre des salaires pour la période de référence, vous pouvez chercher les données auprès de Revenu Québec, de votre compagnie d’assurance collective, de la CNESST, du Registraire des entreprises, ou encore recueillir les témoignages de personnes qui travaillaient dans l’entreprise à l’époque. Cette reconstitution est laborieuse, ce qui rappelle l’importance de la règle de conservation de 6 ans.
Une fois le seuil atteint, le calcul s’arrête
C’est un point que beaucoup d’employeurs ignorent, et il change complètement la nature de l’obligation.
Tant que votre moyenne annuelle est inférieure à 10, vous devez refaire le calcul chaque année. Mais dès que vous atteignez 10 personnes salariées ou plus, vous n’avez plus à recompter. Vous êtes assujetti de façon permanente.
Mieux encore, vous conservez les obligations correspondant au nombre calculé lors de cette période de référence, même si votre effectif augmente ou diminue par la suite. Une entreprise qui devient assujettie avec une moyenne de 45 personnes salariées conserve les obligations d’une entreprise de 10 à 49, même si elle passe ensuite à 80 personnes. À l’inverse, une entreprise assujettie avec 110 personnes salariées conserve l’obligation de former un comité d’équité salariale, même si son effectif redescend à 60.
Cette règle a une conséquence stratégique importante : le moment où vous franchissez le seuil détermine votre régime d’obligations pour les années à venir. C’est une raison de plus pour documenter précisément l’année d’assujettissement.
Les erreurs les plus fréquentes
Raisonner en équivalents temps complet. L’erreur numéro un, particulièrement dans les secteurs à forte proportion de temps partiel.
Prendre une photo au 31 décembre. Compter le personnel présent à une date donnée plutôt que de faire la moyenne sur toutes les périodes de paie.
Exclure les personnes en congé. Les congés de maladie, de maternité et parentaux ne retirent personne du registre.
Exclure trop de gestionnaires comme cadres supérieurs. Le titre ne fait pas le statut. Une exclusion abusive fausse la moyenne et retire du personnel des travaux d’équité salariale, ce qui constitue en soi une non-conformité.
Traiter tous les contrats de service comme des travailleurs autonomes. La présomption prévue par la Loi ramène plusieurs de ces personnes dans le calcul.
Confondre entreprise et employeur. Un même employeur peut être à la tête de plusieurs entreprises distinctes au sens de la Loi, chacune ayant sa propre finalité, son autonomie administrative, juridique et corporative. À l’inverse, plusieurs entités juridiques peuvent parfois former une seule entreprise. C’est l’une des analyses les plus délicates de tout le processus, et celle qui a le plus d’impact sur vos obligations.
Oublier de refaire le calcul chaque année. Tant que la moyenne de 10 n’est pas atteinte, l’obligation de recalculer revient chaque année.
Ce que Soluflex fait pour vous à cette étape
Le calcul de la taille de l’entreprise semble simple sur papier. Dans la réalité, il soulève presque toujours des questions de qualification : cette personne est-elle une cadre supérieure ? Ce contractuel est-il un travailleur autonome au sens de la Loi ? Nos trois entités juridiques forment-elles une ou trois entreprises ? Les réponses à ces questions changent votre régime d’obligations pour des années.
Nos conseillères et conseillers RH accompagnent les employeurs québécois précisément sur ces zones grises. Concrètement, notre intervention à cette étape comprend l’analyse de votre registre de paie sur la période de référence applicable, la qualification de chaque statut d’emploi selon les critères de la Loi, l’analyse de la notion d’entreprise lorsque vous exploitez plusieurs entités, le calcul documenté de votre moyenne annuelle et la détermination de vos échéances légales.
Vous repartez avec un document de travail qui établit clairement votre situation d’assujettissement, votre régime d’obligations et vos dates limites. C’est la base sur laquelle repose tout le reste de la démarche, et c’est aussi la première pièce que la CNESST examine lors d’une vérification.
Cette analyse s’inscrit dans notre offre complète en rémunération globale et équité salariale, qui couvre l’exercice initial, l’évaluation du maintien tous les 5 ans, l’animation de comités d’équité salariale, ainsi que la conception de structures salariales cohérentes. Nos équipes accompagnent aussi les employeurs sur l’ensemble de leurs enjeux RH : service-conseil, recrutement, formation, et démarche de certification Employeur Élite.
Un service offert partout au Québec
Soluflex est présent dans l’ensemble des régions du Québec grâce à son réseau d’équipes locales, notamment en Estrie, dans la Haute-Yamaska, les Laurentides, à Laval, en Montérégie-Est, sur la Rive-Sud, à Montréal-Centre, à Montréal-Est et au Saguenay-Lac-Saint-Jean. Que votre entreprise soit en Abitibi, en Gaspésie, sur la Côte-Nord ou dans la région de Québec, nos mandats d’équité salariale se réalisent aussi bien sur place qu’à distance, avec le même niveau de rigueur.
Plus de 2 000 entreprises nous ont déjà confié leurs enjeux de ressources humaines.
En résumé
Le calcul du nombre de personnes salariées n’est pas une formalité administrative. C’est la décision qui structure l’ensemble de vos obligations en équité salariale pour les années à venir.
Retenez l’essentiel : la moyenne se calcule par période de paie sur l’année civile, tout le monde compte pour une personne peu importe le nombre d’heures, les absences et les mises à pied temporaires demeurent au registre, l’exclusion des cadres supérieurs est étroite, et une fois le seuil de 10 franchi, vos obligations sont fixées de façon permanente.
Si vous avez un doute sur votre situation, il vaut mieux le lever maintenant que de le découvrir dans le cadre d’une vérification. L’équipe de Soluflex peut valider votre calcul et établir votre échéancier légal.