Résumé – À compter du 1^er juin 2025, les entreprises québécoises qui emploient 25 personnes ou plus doivent s’inscrire auprès de l’Office québécois de la langue française (OQLF) et entreprendre une démarche de francisation. Cette page vous donne une vue d’ensemble claire, les délais à respecter et liste des obligations RH prête à l’emploi.

Ce qui change en 2025 (en bref)

• Seuil d’assujettissement : les obligations de francisation sont étendues aux entreprises de 25 à 49 employés (ancien seuil de 50+).
• Inscription à l’OQLF : si votre entreprise emploie 25 personnes ou plus au Québec pendant une période de 6 mois, vous devez vous inscrire à l’OQLF au plus tard 6 mois après la fin de cette période.
• Analyse linguistique : dans les 3 mois suivant l’attestation d’inscription, vous réalisez l’analyse de la situation linguistique (utilisation du français au travail, communications internes/externes) et la transmettez à l’OQLF.
• Suite du processus : soit l’OQLF délivre un certificat de francisation (français généralisé), soit il exige un programme de francisation avec un suivi périodique.
• Marchés publics : pour certaines subventions, appels d’offres et contrats publics, une preuve de conformité (attestation d’inscription, certificat ou document OQLF) est requise.
• Règlement connexes : depuis 2023 et 2025, des précisions s’appliquent à l’affichage des marques de commerce, aux contrats d’adhésion et aux marques sur les produits.

Obligations RH 30 / 60 / 90 jours

Jours 1 à 30 : sécuriser la conformité et préparer les preuves

• Nommer un responsable de la francisation (RH/ops) et valider l’admissibilité (seuil d’effectif, période de 6 mois).
• Créer le compte au Portail OQLF et déposer la demande d’inscription (ou compléter le formulaire officiel, mais le portail est recommandé).
• Lancer un inventaire documentaire RH : offres d’emploi, formulaires d’embauche, contrats, manuel de l’employé, communications internes, gabarits courriels, intranet, LMS, guides de gestion, politiques.
• Cartographier les points de contact externes : site Web, médias sociaux, matériel marketing, service à la clientèle, propositions et contrats commerciaux.
• Recenser les outils technologiques (TI/SaaS) : langues d’interface, gabarits automatiques, messages système, FAQ internes.
• Préparer une politique linguistique interne (brouillon) et outiller les gestionnaires (FAQ, aide-mémoire, modèles d’avis).

Jours 31 à 60 : analyser, corriger, standardiser

• Conduire l’analyse de la situation linguistique exigée (langue du travail, communications internes/externes) et compiler les preuves.
• Déployer les correctifs prioritaires sur les documents RH et gabarits (versions françaises officielles, retrait des modèles obsolètes).
• Encadrer les exigences d’une autre langue dans les affichages de postes (justification documentée, cohérente avec les tâches).
• Former les équipes en contact avec le public et les gestionnaires (procédures, scripts, service en français, réponses types).
• Rationaliser l’affichage et la signalisation pour respecter les nouvelles règles (noms d’entreprise, marques, vitrine, étiquetage).

Jours 61 à 90 : déposer, suivre, pérenniser

• Transmettre l’analyse complète à l’OQLF dans les délais (3 mois après l’attestation d’inscription).
• Se préparer aux cas de figure : certificat de francisation (poursuite et permanence) ou programme de francisation (plan d’actions, rapports annuels).
• Mettre en place un registre de conformité : décisions, documents, versions, dates et responsables.
• Programmer une revue trimestrielle de la conformité (documents RH, TI, marketing, ventes, service).

Documents RH à prioriser (ordre suggéré)

1. Affichages de postes : rédaction en français, exigence d’une autre langue justifiée, version française prépondérante.
2. Contrats d’embauche et lettres d’offre : version française fournie d’abord, clauses standard en français.
3. Manuel de l’employé et politiques internes : politique linguistique, TI/logiciels, relations de travail.
4. Formulaires RH : recrutement, probation, évaluation de performance, santé-sécurité, mesures disciplinaires.
5. Onboarding : parcours d’accueil, modules LMS, guides gestionnaires, communications internes.

Recrutement et marque employeur : rester attractif, rester conforme

• Définir des rôles bilingues seulement si l’analyse des tâches le justifie; formaliser la justification et la conserver.
• Adapter les tests et évaluations (écrits, techniques, entrevue) pour qu’ils existent en français.
• Assurer la cohérence des communications candidates (ATS, courriels, gabarits d’offre).

Programme de francisation : à quoi vous attendre

Si l’OQLF constate que l’usage du français n’est pas suffisamment généralisé, vous devrez élaborer et appliquer un programme de francisation (plan, échéancier, rapports annuels). Les entreprises de 100 employés et plus doivent créer un comité de francisation. Les entreprises de 25 à 99 employés peuvent être tenues de produire des rapports, sans comité formel.

Appels d’offres publics et subventions : la preuve à joindre

Pour certains contrats et subventions, les entreprises de 25 personnes et plus doivent joindre une attestation d’inscription, un certificat de francisation ou un document valide de l’OQLF confirmant la conformité au processus. Anticipez ce besoin : gardez vos documents à jour.

Erreurs courantes à éviter

• Attendre la dernière minute pour s’inscrire et produire l’analyse (délais manqués, occasions perdues).
• Se limiter aux RH sans aligner TI, ventes, marketing et opérations.
• Négliger la preuve (registre, versions, justifications, captures d’écran).
• Réutiliser des gabarits non conformes (contrats, offres d’emploi, modèles d’e‑mail).

Modèle d’email interne (à adapter)

Objet : Mise à jour – Démarche de francisation de l’entreprise
Bonjour à toutes et à tous,
Conformément à la Loi 96, nous poursuivons notre démarche de francisation. D’ici 90 jours, nous mettrons à jour nos documents RH, nos outils TI et nos communications. Vous recevrez des infolettres et des capsules de formation. Pour toute question, écrivez à rh@votreentreprise.ca.
Merci de votre collaboration.

Note importante – Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Pour un avis adapté, consultez vos conseillers juridiques.