Loi sur l'équité salariale
au Québec: Obligations des PME | Soluflex
Vous avez 10 employés et plus? Vous devez vous conformer à la loi sur l'Équité salariale.
Entamez-vous pour la première fois l'exercice de l'équité salariale imposé par la Loi? Nous sommes à vos côtés pour vous guider tout au long de cette première démarche cruciale vers une rémunération équitable.
Une fois votre exercice initial d'équité salariale effectué, vous devez effectuer le maintien tous les 5 ans.
Loi sur l'équité salariale
- Conformité légale et évitement de sanctions : En réalisant l'exercice de la Loi sur l'équité salariale avec notre équipe d’experts, vous vous conformez aux obligations légales et évitez les sanctions potentielles, les amendes et les litiges juridiques, assurant ainsi la pérennité de votre entreprise.
- Renforcement de l'image de marque : En démontrant votre engagement envers l'équité salariale, vous renforcez l'image de votre entreprise en tant qu'employeur responsable et équitable. Cela contribue à attirer les meilleurs talents, à fidéliser vos employés et à créer une culture d'inclusion et de diversité.
- Amélioration de la motivation : Lorsque les employés sont convaincus qu’ils sont reconnus pour leurs efforts et récompensés de manière équitable, peu importe leur sexe, ils sont plus motivés à donner le meilleur d'eux-mêmes, ce qui se traduit par une meilleure productivité et des performances accrues.
Votre entreprise compte 10 personnes salariées ou plus?
La Loi s'applique à vous.
La Loi sur l’équité salariale oblige toute entreprise québécoise comptant une moyenne de 10 personnes salariées ou plus à vérifier que ses emplois à prédominance féminine sont rémunérés à leur juste valeur, puis à corriger les écarts constatés. Cette obligation ne se règle pas en une seule fois : après l’exercice initial, à réaliser dans un délai de 4 ans, vous devez en évaluer le maintien tous les 5 ans et produire annuellement votre déclaration à la CNESST.
Chez Soluflex, nos conseillères et conseillers RH accompagnent les PME du Québec à chacune de ces étapes, de l’identification des catégories d’emplois jusqu’à l’affichage des résultats. Vous obtenez une démarche documentée, défendable en cas de vérification, et menée sans mobiliser vos équipes plus que nécessaire.
Rejoignez des centaines de PME qui ont déjà transformé l'équité salariale en un avantage compétitif avec Soluflex. Ne laissez pas les inégalités salariales entraver la croissance de votre entreprise. Contactez-nous dès maintenant en remplissant le formulaire ci-dessous!
Ils nous font confiance
Notre approche personnalisée fondée sur une analyse approfondie et des conseils stratégiques, assure la satisfaction et la réussite de nos clients. Nous avons aidé plus de 2000 entreprises à trouver des solutions adaptées.
Tableau des obligations par taille d'entreprise
Toutes les entreprises assujetties n’ont pas les mêmes obligations. C’est votre moyenne annuelle de personnes salariées, calculée du 1er janvier au 31 décembre, qui détermine la nature exacte de votre démarche. Voici un aperçu comparatif des exigences prévues par la Loi sur l’équité salariale.
Obligation | 10 à 49 personnes salariées | salariées 50 à 99 personnes salariées | 100 personnes salariées et plus |
|---|---|---|---|
Déterminer le nombre de personnes salariées chaque année | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Réaliser l’exercice initial dans les 4 ans | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Mettre en place un programme d’équité salariale structuré | Facultatif | Obligatoire | Obligatoire |
Former un comité d’équité salariale | Facultatif | Facultatif | Obligatoire |
Afficher les résultats pendant 60 jours | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Produire un nouvel affichage de 60 jours dans les 30 jours suivants | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Évaluer le maintien de l’équité salariale tous les 5 ans | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Conserver la documentation pendant 6 ans | Obligatoire | Obligatoire | Obligatoire |
Notez-bien:
Une entreprise de 10 à 49 personnes salariées peut volontairement adopter les obligations d’une entreprise de plus grande taille. Elle doit alors en aviser la CNESST par écrit et afficher cet avis dans un endroit visible et accessible au personnel. Les entreprises de moins de 10 personnes salariées n’ont aucun travaux d’équité salariale à réaliser, mais demeurent tenues de respecter le principe d’un salaire égal pour un travail équivalent en vertu de la Charte des droits et libertés de la personne.
Foire aux questions
La Loi sur l’équité salariale (RLRQ, chapitre E-12.001) encadre l’ensemble des employeurs de compétence provinciale au Québec. Voici les réponses aux questions que nos client.e.s nous posent le plus souvent avant, pendant et après leur démarche d’équité salariale.
Q1. Qu'est-ce que la Loi sur l'équité salariale exactement ?
La Loi sur l’équité salariale vise à corriger la discrimination salariale systémique fondée sur le sexe. Elle oblige les employeurs à comparer les emplois à prédominance féminine avec les emplois à prédominance masculine de valeur équivalente dans leur entreprise, puis à corriger les écarts de rémunération constatés. Il ne s’agit pas de payer le même salaire pour le même emploi, mais bien d’accorder un salaire égal pour un travail de valeur équivalente. La Loi s’applique aux entreprises privées, publiques et parapubliques, ainsi qu’aux organismes à but non lucratif de compétence provinciale. Les entreprises de compétence fédérale (banques, télécommunications, transport interprovincial, etc.) sont plutôt visées par la Loi canadienne sur l’équité salariale.
Q2. Mon entreprise est-elle assujettie à la Loi ?
Votre entreprise est assujettie dès qu’elle atteint une moyenne annuelle de 10 personnes salariées ou plus. Le calcul se fait sur l’année civile complète, du 1er janvier au 31 décembre, et doit être refait chaque année. Sous la barre des 10 personnes salariées, vous n’avez pas de travaux d’équité salariale à réaliser, mais vous demeurez tenu de respecter le principe d’un salaire égal pour un travail équivalent en vertu de la Charte des droits et libertés de la personne.
Q3. Comment calcule-t-on le nombre de personnes salariées ?
Le calcul tient compte de l’ensemble du personnel, peu importe le statut : temps plein, temps partiel, personnel occasionnel, saisonnier ou étudiant. Ce n’est pas un décompte en équivalents temps complet. C’est cette moyenne annuelle qui détermine non seulement votre assujettissement, mais aussi le type d’obligations qui s’appliquent à vous : 10 à 49, 50 à 99, ou 100 personnes salariées et plus. Une erreur dans ce calcul peut fausser toute la démarche, c’est pourquoi il vaut la peine de le valider dès le départ.
Q4. Quel délai ai-je pour réaliser mon exercice initial ?
Vous disposez de 4 ans à partir de l’année où votre entreprise a atteint la moyenne de 10 personnes salariées. Par exemple, une entreprise ayant atteint ce seuil en 2024 doit compléter son exercice initial entre 2025 et 2028. Les données utilisées doivent être celles en vigueur au moment où vous réalisez l’exercice. Si vous dépassez le délai de 4 ans, vous devrez utiliser les données à la date limite où l’exercice aurait dû être terminé, ce qui complique et alourdit considérablement les calculs.
Q5. Quelle est la différence entre un exercice initial et un programme d'équité salariale ?
Les entreprises de 10 à 49 personnes salariées réalisent un exercice initial, une démarche plus souple qui consiste essentiellement à identifier les catégories d’emplois, à les évaluer, à estimer les écarts et à afficher les résultats. Les entreprises de 50 personnes salariées et plus doivent plutôt réaliser un programme d’équité salariale, une démarche structurée en 4 étapes obligatoires avec deux affichages distincts. Une entreprise de 10 à 49 peut volontairement adopter les obligations d’une entreprise plus grande, à condition d’en aviser la CNESST par écrit et d’afficher cet avis dans un endroit accessible au personnel.
Q6. Quand un comité d'équité salariale est-il obligatoire ?
Le comité d’équité salariale devient obligatoire à partir de 100 personnes salariées, et ce, pour chaque programme d’équité salariale de l’entreprise. Il est composé de représentantes et représentants de l’employeur ainsi que du personnel, avec des règles précises de composition et de représentation féminine. Pour les entreprises de moins de 100 personnes salariées, le comité est facultatif, mais plusieurs employeurs choisissent d’en former un pour la transparence et l’adhésion qu’il génère.
Q7. En quoi consiste concrètement la démarche ?
La démarche se déroule en quelques grandes étapes : déterminer le nombre de personnes salariées, identifier toutes les catégories d’emplois et leur prédominance sexuelle, choisir une méthode d’évaluation des emplois, évaluer chaque catégorie selon quatre facteurs prévus par la Loi (les qualifications requises, les responsabilités assumées, les efforts requis et les conditions dans lesquelles le travail est effectué), estimer les écarts salariaux, calculer les ajustements requis, puis afficher les résultats. Chaque étape doit être documentée, car c’est cette documentation qui démontrera votre conformité en cas de vérification.
Q8. Qu'est-ce qu'une catégorie d'emplois à prédominance féminine ou masculine ?
Une catégorie d’emplois regroupe des postes qui ont des fonctions ou des responsabilités semblables, des qualifications semblables et la même rémunération. Sa prédominance est établie notamment en fonction de la proportion de femmes ou d’hommes qui l’occupent, de son évolution historique dans l’entreprise et des stéréotypes professionnels associés à cet emploi. Ce n’est donc pas uniquement une question de pourcentage à un instant précis, ce qui explique pourquoi cette étape génère souvent des discussions.
Q9. Qu'est-ce que l'affichage et combien de temps doit-il durer ?
Une fois vos travaux terminés, vous devez afficher les résultats pendant 60 jours dans des endroits visibles et facilement accessibles au personnel. L’affichage présente la liste des catégories d’emplois, leur prédominance sexuelle, la méthode d’évaluation retenue, les écarts constatés et les ajustements à verser, le cas échéant. Si aucun ajustement n’est requis, vous devez l’indiquer explicitement. Pendant cette période de 60 jours, les personnes salariées peuvent poser des questions et transmettre des commentaires. Vous disposez ensuite de 30 jours pour produire un nouvel affichage, également de 60 jours, précisant les modifications apportées ou l’absence de modification. Un affichage uniquement numérique est permis, à condition que tout le personnel puisse y accéder sans contrainte ni autorisation préalable.
Q10. Qu'est-ce que le maintien de l'équité salariale ?
L’exercice initial n’est pas une opération unique. Tous les 5 ans, vous devez procéder à une évaluation du maintien pour vérifier que l’équité salariale demeure respectée dans votre entreprise. Cette évaluation prend en compte tous les événements survenus depuis les derniers travaux. C’est l’obligation la plus souvent oubliée par les PME, et c’est aussi celle qui génère le plus de constats de non-conformité lors des vérifications de la CNESST.
Q11. Quels événements peuvent créer un écart entre deux exercices ?
Plusieurs changements courants peuvent affecter l’équité salariale : la création de nouveaux postes, l’abolition ou la fusion de postes, une modification importante des tâches ou des responsabilités d’un emploi, la signature ou le renouvellement d’une convention collective, une révision de la structure salariale, l’ajout ou le retrait d’avantages sociaux, ou encore une acquisition. Chacun de ces événements doit être recensé et documenté au fur et à mesure, sans quoi la reconstitution rétroactive sur 5 ans devient un exercice long et coûteux.
Q12. Les ajustements salariaux sont-ils rétroactifs ?
Lors d’une évaluation du maintien, les ajustements doivent être versés à compter de la date de l’événement qui a créé l’écart, et non simplement à la date de l’affichage. Un écart créé trois ans avant votre évaluation entraîne donc trois ans de rétroactivité. Pour l’exercice initial, la Loi permet d’étaler le versement des ajustements sur une période maximale de 4 ans, en versements égaux. C’est un levier de gestion de trésorerie utile, mais il doit être annoncé dans l’affichage.
Q13. Un processus de participation du personnel est-il obligatoire ?
Selon la taille de votre entreprise et la présence d’une association accréditée, un processus de participation peut devoir être mis en place lors de l’évaluation du maintien. Ce processus prévoit la transmission d’information aux personnes salariées, une période de questions et des règles de confidentialité. Il vaut mieux valider cette obligation avant d’entamer vos travaux, puisqu’elle influence l’échéancier complet de la démarche.
Q14. Qu'est-ce que la DEMES ?
La Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) est une déclaration obligatoire, transmise annuellement en même temps que la déclaration de mise à jour de votre entreprise. Vous y indiquez notamment le nombre de personnes salariées, où en sont vos travaux et les dates d’affichage. Elle s’applique à toutes les entreprises assujetties, peu importe leur taille, et elle constitue l’une des principales sources de données utilisées par la CNESST pour cibler ses vérifications.
Q15. Quelles sont les conséquences en cas de non-conformité ?
Si une vérification de la CNESST révèle un manquement, vous devrez vous conformer à la décision rendue et verser les ajustements dus, avec les intérêts applicables. Le nom de l’entreprise fautive est publié sur le site Web de la CNESST dans la liste des employeurs contrevenants. S’ajoutent à cela le risque de poursuites pénales et une amende pouvant aller de 1 000 $ à 45 000 $. Une personne salariée ou une association accréditée peut également déposer une plainte confidentielle auprès de la CNESST.
Q16. Combien de temps faut-il conserver la documentation ?
Vous devez conserver pendant au moins 6 ans le contenu de tous vos affichages ainsi que l’ensemble des renseignements ayant servi à réaliser vos travaux : catégories d’emplois, prédominances, méthode d’évaluation, résultats d’évaluation, données de rémunération et calculs d’écarts. Cette obligation de conservation vaut autant pour l’exercice initial que pour chaque évaluation du maintien.
Q17. Que se passe-t-il si mon entreprise est vendue, achetée ou fusionnée ?
Un changement de situation juridique (vente, acquisition, fusion, insolvabilité, faillite) ne fait pas disparaître les obligations en matière d’équité salariale. Elles peuvent être transférées au nouvel employeur, y compris les ajustements impayés et les dates d’anniversaire de maintien. C’est un élément à vérifier lors de toute transaction, idéalement au stade de la vérification diligente.
Q18. Équité salariale, égalité salariale et équité interne : quelle différence ?
L’équité salariale est une obligation légale qui vise strictement à corriger la discrimination fondée sur le sexe entre des emplois de valeur équivalente. L’égalité salariale, prévue par la Loi sur les normes du travail, interdit de payer différemment deux personnes qui occupent le même emploi. L’équité interne, quant à elle, n’est pas une obligation légale : c’est une pratique de gestion visant la cohérence de votre structure salariale dans son ensemble. Une entreprise conforme à la Loi sur l’équité salariale peut tout de même avoir une structure salariale incohérente, et c’est souvent à ce moment qu’une démarche de rémunération globale prend le relais.
Q19. Combien de temps prend une démarche d'équité salariale ?
Pour une PME de 10 à 49 personnes salariées dont les données de rémunération sont à jour, l’exercice s’échelonne généralement sur quelques semaines de travail, auxquelles s’ajoutent les périodes d’affichage prévues par la Loi. Pour une entreprise de 100 personnes salariées et plus avec comité, plusieurs mois sont à prévoir. La qualité de vos descriptions de poste et de vos données salariales est le principal facteur qui accélère ou ralentit la démarche.
Q20. Puis-je faire l'exercice moi-même ou dois-je faire appel à une firme externe ?
Rien ne vous oblige à recourir à une ressource externe. La CNESST met à votre disposition l’outil en ligne MonÉquitéSalariale ainsi que des formations développées avec l’Université TÉLUQ. Cela dit, l’identification des catégories d’emplois, le choix d’une méthode d’évaluation défendable et le calcul des écarts demandent une expertise pointue, et les erreurs à ces étapes se traduisent par des ajustements rétroactifs coûteux. C’est pour cette raison que la majorité des PME confient la démarche à une firme spécialisée. L’équipe de Soluflex accompagne les employeurs à chacune des étapes, de l’exercice initial jusqu’aux évaluations du maintien tous les 5 ans.
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Notre équipe est là pour accompagner dans l’exécution de l’exercice d’équité salariale. Laissez-nous être votre partenaire de confiance sur la voie d’un meilleur système de rémunération.