Aaahhh le fameux manuel de l’employé ! Vous savez, le beau document que l’on vous remet lorsque vous intégrez une nouvelle entreprise ? Celui qui a été rédigé avec enthousiasme et passion. Celui qui est rempli de promesses et de politiques de gestion accrocheuses. Oui, le même document que vous n’avez probablement pas consulté depuis longtemps et qui accumule la poussière dans le fond du tiroir.
Vous le visualisez ?

Eh bien… j’ai le regret de vous annoncer… qu’il nous a quitté.

Surtout, soyez rassuré! À l’image de « Fumseck », ce précieux cahier ne s’est éteint que pour mieux renaître de ses cendres.

Harry Potter: « Professeur. Votre oiseau — je n’ai rien pu faire — il a pris feu tout à coup — »

Albus Dumbledore: « Le moment était venu. Il n’était pas bien ces derniers temps. Fumseck est un phénix Harry, les phénix s’enflamment quand l’heure est venue pour eux de mourir après quoi, ils renaissent de leurs cendres. »

En effet, depuis quelques années nous pouvons constater que le traditionnel guide employé ne se porte pas très bien. Car, bien qu’il soit encore utile, le format a mal vieilli. Dernièrement, nous avons mis tous nos efforts à réviser ce classique universel afin de vous l’offrir sous son plus beau jour. Avant d’aller plus loin, j’aimerais prendre quelques instants pour vous démontrer comment et pourquoi un guide employé est toujours pertinent en 2021.

Pourquoi est-ce toujours pertinent ?

Le guide de l’employé est un document et un moyen de communication encore très important de nos jours. Que vous embauchiez 5-10-15 ou 300 employés, cet outil est votre cahier de référence pour tous vos collaborateurs internes.

• Un outil incontournable lors de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés : le guide employé est un bel outil pour encadrer les nouveaux employés et un outil de référence pour les jours/semaines à venir.
• Une référence pour les employés et collaborateurs : il permet à vos collaborateurs d’obtenir un aperçu du fonctionnement dans votre organisation. Par exemple, les différentes pratiques et politiques encadrant votre gestion des ressources humaines (politiques de vacances, gestion des clés, politique de rémunération, de télétravail, les mesures disciplinaires, etc.). C’est aussi dans ce document que l’entreprise énonce ces pratiques de gestion et établit les règles de conduite ainsi que les normes attendues vis-à-vis ses employés.
• Un pilier de la marque employeur : le guide employé est souvent l’un des premiers documents officiels consulté par un nouvel employé, et ce, parfois même AVANT son arrivée. Nous y retrouvons toute l’information pertinente sur la culture de votre entreprise ; sa mission, sa vision et ses valeurs. Il contient aussi une partie de votre ADN puisqu’il intègre vos pratiques de gestion. Il est important que son contenant comme le contenu soient adaptés à l’image de votre organisation.

Le guide employé est souvent le premier document partagé avec un nouvel employé. Cela peut se faire lors du processus d’embauche ou encore quelques jours avant son intégration. Bien utilisé, il devient un puissant levier pour votre marque employeur.

RIP guide de l’employé d’une autre époque

Comme nous avons pu le voir précédemment, le guide est toujours pertinent en 2021. Il a cependant mal vieilli.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles il est temps de mettre fin à la version traditionnelle du guide employé.

• Le format est inadéquat: Parce qu’il est volumineux, il est rare que les employés le sortent de leur bureau. Ils ont donc très peu d’occasions de s’y référer. Le format est peu adapté et ne répond plus vraiment aux besoins et aux habitudes de consommations des nouvelles générations de travailleurs où l’accessibilité à l’information et l’instantanéité est valorisée.
• On passe trop de temps à chercher l’information:  Comme les diverses sections sont difficilement détectables visuellement, les employés doivent tourner et tourner des pages simplement pour trouver le petit bout de texte qui les intéresse. Ça peut être décourageant.
• Il ne répond plus au besoin des nouvelles générations sur le marché du travail: Pour les jeunes, il est primordial que les outils qu’on leur propose soient rapides, efficaces et faciles d’utilisation, sans quoi ils risquent de perdre l’intérêt.

La bonne nouvelle, c’est que tout ce qui a été accompli par le passé est toujours pertinent et peut être recyclé.

Célébrons la naissance du guide employé… mobile !

Les ordinateurs et tout ce qui entoure l’univers de la technologie font partie intégrante de nos vies. Et encore plus particulièrement de celle des jeunes professionnels qui sont nés les deux pieds bien ancrés dans l’ère du numérique. Pour inciter les gens à consulter les différentes sections de votre document, il se doit donc d’être attrayant et facile d’utilisation. Il doit aussi mettre en valeur votre culture d’entreprise et s’intégrer parfaitement à votre processus d’accueil des nouveaux collaborateurs.

Comment y arriver ? Vous l’aurez deviné, c’est en en créant une version mobile.

Les 5 avantages du guide de l’employé mobile

1. Il est simple, dynamique et toujours à jour ! Des règles simples et claires sont toujours plus faciles à comprendre. Encore faut-il bien les structurer pour bien s’y retrouver. Terminé les gribouillis, les mises en page interminables à coup d’ajout, de suppression ou de saut de page. Vos documents demeurent beaux, propres et faciles à consulter. Et comme toutes les infos se trouvent au même endroit, il y a peu de chances qu’à l’instar de son ancêtre, il accumule la poussière ou que vous ayez en main une version qui n’est pas à jour. En fait, c’est impossible !

2. Il est interactif. Fini les informations perdues parmi les tonnes de courriels reçus et envoyés ! Et en un seul clic, vos employés auront accès à tous les renseignements concernant l’entreprise. De votre côté, vous pourrez plus facilement.

• Partager avec les employés les infos pertinentes sur l’entreprise en incluant du texte, des images, des vidéos, ou des liens externes.
• Planifier vos événements importants comme le party de Noël, votre prochaine rencontre trimestrielle ou le traditionnel BBQ de la direction.
• Souligner les anniversaires de vos collaborateurs.
• Inviter les employés à collaborer à un projet…

Imaginez si en quelques secondes vous étiez en mesure d’annoncer à toutes vos équipes l’arrivée imminente d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) au sein de votre organisation. Ce serait génial non ?

3. Il est plus accessible. Que ce soit à partir d’un ordinateur, d’un cellulaire ou d’une tablette, le guide de l’employé mobile est facilement accessible et peut être consulté en tout temps. Vos équipes sont délocalisées ? Pas de problème ! Il n’est pas nécessaire d’avoir un courriel unique fourni par votre entreprise ou de passer par un VPN. Vous avez des gens qui travaillent sur des chantiers ou chez des clients à l’extérieur de vos bureaux ? Pas de problème ! Vous êtes un employeur avant-gardiste et vous avez autorisé vos employés à faire du télétravail depuis les îles Caïmans ? Pas de problème! Tout ce qu’il leur faut, c’est une connexion Internet.

4. Il est mobile (évidemment). Eh oui ! Même les ordinateurs commencent à perdre en popularité à l’extérieur du monde du travail. Le grand coupable ? Le téléphone intelligent. Petit et versatile, on peut l’avoir en permanence sur soi et à portée de main. En ayant accès au guide de l’employé et aux communications internes en version mobile, plus personne n’aura d’excuse pour ne pas trouver rapidement la réponse à une question, réagir à un message urgent ou connaître les dernières nouvelles concernant l’entreprise.

 5. Il est écologique. C’est indéniable : le virtuel est beaucoup plus écologique que sa version papier.

Lorsque j’étais DRH, je rêvais d’une solution comme celle-ci. Nous avions plusieurs équipes dans différents lieux de travail dont une grande proportion était de jeunes travailleurs. Pourtant, nous avions beaucoup de mal à partager ce type d’information à temps. C’est comme ça qu’est né ce produit. Parce qu’aujourd’hui, tout le monde a un cellulaire.

Bref, être de son temps, même dans les détails, est un atout irréfutable. Trop souvent mis aux oubliettes, le guide de l’employé joue pourtant un rôle essentiel auprès des nouveaux employés. En passant au mode virtuel, non seulement vous vous assurez qu’ils puissent aisément consulter les règlements et lignes directrices de votre entreprise, mais vous faciliterez également la correspondance interne.

Vous êtes curieux et souhaitez prendre le virage numérique ? Cliquez ici pour tout savoir sur le guide de l’employé mobile. 

Article rédigé par Mathieu St-Amant, CRHA